Le cahier des charges est le document qui fait le lien entre vos objectifs et le travail du standiste. Bien rédigé, il permet d’obtenir des propositions comparables, d’éviter les malentendus et de tenir le budget. Mal rédigé, il produit des devis impossibles à comparer et des allers-retours sans fin. Voici les rubriques indispensables, un modèle prêt à copier et les erreurs à éviter.
À quoi sert un cahier des charges de stand ?
- Clarifier vos besoins en interne avant de consulter : objectifs, messages, fonctions du stand, budget.
- Obtenir des propositions comparables : tous les standistes travaillent sur la même base.
- Transmettre les contraintes du salon et du parc : règlement d’architecture, hauteurs, délais.
- Servir de référence tout au long du projet, puis dans le contrat.
Deux à quatre pages suffisent. Un cahier des charges trop long noie l’essentiel ; trop court, il oblige le standiste à deviner.
Les 10 rubriques indispensables
1. Votre entreprise
Activité, marchés, clients, positionnement, concurrents présents sur le salon. Le standiste doit comprendre qui vous êtes pour concevoir un stand qui vous ressemble.
2. Le salon et l’emplacement
Nom du salon, dates d’ouverture, dates et horaires de montage et de démontage, ville, parc, hall, numéro de stand, surface, nombre de faces ouvertes, plan d’implantation. Joignez le règlement d’architecture et le guide de l’exposant.
3. Vos objectifs et vos cibles
Prise de contacts, rendez-vous clients, lancement de produit, notoriété, recrutement. Précisez les profils de visiteurs visés et les indicateurs de réussite : ils serviront ensuite à calculer le ROI du salon.
4. Vos messages et votre identité
Message principal, produits à mettre en avant, charte graphique, logos, visuels disponibles, ton souhaité. Indiquez qui fournit les fichiers graphiques et qui réalise les maquettes.
5. Les fonctions et espaces du stand
Accueil, zone de démonstration, présentoirs, écrans, espace de réunion (ouvert ou fermé, nombre de places), bar ou espace de dégustation, réserve, vestiaire. Indiquez le nombre de personnes présentes sur le stand.
6. Les produits et équipements exposés
Dimensions, poids, besoins électriques, eau, air comprimé, contraintes de manutention. C’est indispensable pour les machines et les produits volumineux.
7. Vos exigences
Type de stand souhaité (modulaire, sur mesure, hybride), réutilisation sur d’autres salons et d’autres surfaces, matériaux, éco-conception, accessibilité, éclairage, intégration audiovisuelle. Voir notre comparatif des types de stands.
8. Le budget
Indiquez une fourchette et précisez ce qu’elle couvre : conception, fabrication, graphisme, mobilier, transport, montage, démontage, stockage. Pour la fixer, appuyez-vous sur notre guide combien coûte un stand de salon.
9. Le planning et les livrables attendus
Date limite de réponse, date de choix du prestataire, étapes de validation (plans, rendus 3D, bons à tirer), date de dépôt du dossier technique. Précisez les livrables attendus dans la réponse : note d’intention, plans, rendus 3D, devis détaillé, planning, références.
10. Les modalités de consultation
Nombre de prestataires consultés, critères de sélection et leur poids, interlocuteur, éventuelle indemnisation des propositions créatives, confidentialité.
Le modèle à copier
CAHIER DES CHARGES – STAND [NOM DU SALON] [ANNÉE]
1. Présentation de l’entreprise
Raison sociale : [ ]
Activité et marchés : [ ]
Principaux concurrents présents sur le salon : [ ]
Contact projet : [nom, fonction, téléphone, email]
2. Le salon
Salon : [nom] – [ville], [parc], hall [ ]
Dates d’ouverture : [ ] – Montage : [dates et horaires] – Démontage : [dates et horaires]
Stand n° [ ] – Surface : [ ] m² – Faces ouvertes : [1 / 2 / 3 / 4]
Documents joints : plan d’implantation, règlement d’architecture, guide de l’exposant
3. Objectifs
Objectif principal : [contacts / rendez-vous / lancement / notoriété]
Cibles : [profils de visiteurs]
Indicateurs : [ex. 150 contacts qualifiés, 40 rendez-vous]
4. Messages et identité
Message principal : [ ]
Produits mis en avant : [ ]
Charte graphique : [jointe / à demander] – Fichiers fournis par : [ ]
5. Fonctions et espaces
Accueil : [oui / non] – Démonstration : [ ] – Réunion : [ouverte / fermée, nombre de places]
Réserve : [ ] m² – Bar / dégustation : [ ] – Écrans : [nombre, taille]
Personnes présentes sur le stand : [ ]
6. Produits exposés
[Désignation, dimensions, poids, besoins électriques et techniques]
7. Exigences
Type de stand : [modulaire / sur mesure / hybride] – Réutilisation : [oui, sur … salons / non]
Contraintes : [matériaux, éco-conception, accessibilité, éclairage]
8. Budget
Fourchette : [ ] € HT, comprenant : [conception, fabrication, graphisme, mobilier, transport, montage, démontage, stockage]
Hors budget : [surface, prestations techniques du parc, déplacements]
9. Planning
Réponse attendue le : [ ] – Choix du prestataire : [ ] – Validation des plans : [ ]
Dépôt du dossier technique : [ ] – Bons à tirer : [ ] – Livraison sur site : [ ]
10. Contenu attendu de la réponse
Note d’intention, plans et rendus 3D, devis détaillé par poste (inclus / exclus), planning, références comparables, attestation d’assurance.
Critères de sélection : [réponse au brief, prix, références, service, éco-conception] – Pondération : [ ]
Copiez ce modèle dans votre traitement de texte et complétez chaque rubrique. Si une information n’est pas encore connue, indiquez-le : c’est préférable à un champ vide.
Les erreurs à éviter
- Ne pas donner de budget : vous recevrez des propositions de 10 000 € comme de 80 000 €, impossibles à comparer.
- Oublier les contraintes du salon : hauteurs, retraits, horaires de montage. Une proposition non conforme fait perdre du temps à tout le monde.
- Décrire une solution plutôt qu’un besoin : expliquez ce que le stand doit permettre, laissez le standiste proposer comment.
- Multiplier les consultations : au-delà de trois standistes, la comparaison devient confuse et les prestataires s’investissent moins.
- Changer le brief en cours de route : chaque modification après la consultation fausse la comparaison et alourdit le devis.
Et ensuite ?
Envoyez le même cahier des charges à deux ou trois standistes, laissez-leur deux à trois semaines pour répondre, puis comparez les propositions avec une grille pondérée : notre guide comment choisir son standiste en propose une. Intégrez ensuite cette étape dans votre rétroplanning de salon.
Questions fréquentes
Faut-il un cahier des charges pour un petit stand ?
Une version courte suffit, mais elle reste utile : surface, salon, objectifs, budget et visuels. Même pour un stand modulaire de 9 m², elle évite les mauvaises surprises.
Combien de temps laisser aux standistes pour répondre ?
Deux à trois semaines pour un stand sur mesure, une semaine pour un stand modulaire ou en location.
Faut-il rémunérer les propositions des standistes ?
Ce n’est pas obligatoire, mais certaines entreprises indemnisent les propositions créatives non retenues, surtout pour les grands projets. Cela montre le sérieux de la démarche et améliore la qualité des réponses.
Qui est propriétaire des créations proposées ?
Précisez-le dans la consultation puis dans le contrat. Sans accord, les créations d’un standiste non retenu restent en principe sa propriété : vous ne pouvez pas les confier à un autre prestataire.
Vous êtes standiste ? Partagez votre expertise et vos réalisations avec les exposants qui préparent leur cahier des charges : contactez la rédaction.
